PB PORPROV VI Kepri 2026 Menggelar Bimbingan Teknis & Delegation Registration Meeting (DRM)

Batam, Keprisatu.com – Tiga bulan menjelang pembukaan Pekan Olahraga Provinsi (PORPROV) VI Kepulauan Riau pada November 2026, validasi data atlet dan kontingen resmi dimulai. Kesiapan ini ditandai dengan dibukanya Bimbingan Teknis (Bimtek) serta Delegation Registration Meeting (DRM) oleh PB PORPROV VI bersama KONI Kepri.

Kegiatan ini diikuti perwakilan KONI kabupaten/kota se-Kepri : Batam, Tanjungpinang, Bintan, Karimun, Natuna, Anambas, dan Lingga. Mereka akan menjadi  operator kontingen yang bertanggung jawab terhadap proses administrasi peserta.

Bimtek tersebut menjadi bagian penting dalam memastikan seluruh tahapan administrasi penyelenggaraan PORPROV berjalan tertib, akurat, dan tepat waktu. Materi yang diberikan berfokus pada mekanisme penginputan data atlet, pelatih, official, hingga proses registrasi kontingen menggunakan aplikasi resmi yang telah disiapkan PB PORPROV VI.

Ketua PB PORPROV VI Kepri, Asmin Patros, mengatakan bahwa keberhasilan pelaksanaan PORPROV tidak hanya ditentukan oleh kesiapan venue maupun pertandingan, tetapi juga oleh kelengkapan administrasi seluruh peserta sejak awal.

“Melalui Bimtek ini kami ingin memastikan seluruh operator kontingen dari tujuh kabupaten dan kota memahami setiap tahapan registrasi. Jangan sampai ada atlet yang kehilangan kesempatan bertanding hanya karena kesalahan administrasi atau keterlambatan penginputan data,” ujar Asmin.

Ia menjelaskan, kali ini proses dilakukan secara elektronik. Operator kontingen memiliki peran strategis dalam mengelola seluruh data peserta dari masing-masing daerah. Mulai dari identitas atlet, pelatih, official, hingga dokumen pendukung harus dipastikan lengkap, benar, dan sesuai ketentuan sebelum dilakukan verifikasi oleh PB PORPROV VI.

Dalam pelatihan tersebut, peserta juga dibekali alur kerja registrasi yang meliputi login ke aplikasi, melengkapi data kontingen, menginput data atlet, pelatih, dan official, mengunggah dokumen persyaratan, melakukan Entry by Number, Entry by Name, verifikasi, validasi, hingga finalisasi dan penguncian data sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Selain itu, PB PORPROV memperkenalkan penggunaan aplikasi GForm sebagai sistem resmi pendaftaran peserta PORPROV VI. Seluruh proses registrasi dilakukan secara elektronik guna meningkatkan efisiensi, akurasi data, serta memudahkan proses monitoring dan evaluasi selama persiapan hingga pelaksanaan pertandingan.

Asmin menambahkan bahwa setiap kabupaten dan kota hanya diberikan hak akses kepada operator resmi yang telah ditunjuk. Karena itu, akun dan data yang dimiliki harus dijaga kerahasiaannya agar tidak terjadi kesalahan ataupun penyalahgunaan selama proses registrasi berlangsung.

Sementara itu, Ketua KONI Kepulauan Riau Usep RS menegaskan bahwa seluruh unsur penyelenggara harus bekerja berdasarkan jadwal yang telah disusun. Menurutnya, disiplin terhadap timeline merupakan kunci sukses penyelenggaraan PORPROV VI.

“Kita tidak boleh menunggu. Semua bidang harus bergerak sesuai timeline yang sudah ditetapkan. Jika ada kendala, segera koordinasikan lintas bidang agar persoalan dapat diselesaikan secepat mungkin. PORPROV adalah tanggung jawab bersama seluruh insan olahraga Kepri,” kata Usep.

Usep juga mengingatkan agar seluruh KONI kabupaten/kota memberikan perhatian serius terhadap proses registrasi atlet. Ia berharap tidak ada lagi kesalahan administrasi yang berpotensi menghambat keikutsertaan atlet yang telah dipersiapkan sejak jauh hari.

Pada sesi teknis, peserta mendapatkan penjelasan mengenai proses Entry by Number, yakni tahapan menentukan jumlah atlet, pelatih, dan official yang akan didaftarkan pada setiap cabang olahraga sesuai kuota pertandingan. Setelah seluruh jumlah peserta diverifikasi, data kemudian difinalisasi sebelum memasuki tahapan berikutnya.

Selanjutnya operator memperoleh materi mengenai Entry by Name, yaitu proses penempatan nama atlet pada nomor pertandingan yang telah didaftarkan sebelumnya. Tahapan ini juga mencakup pemeriksaan dokumen, verifikasi peserta, penetapan pelatih dan official, hingga finalisasi data sebagai dasar penerbitan daftar peserta resmi PORPROV VI.

PB PORPROV VI berharap melalui Bimtek dan DRM ini seluruh operator kontingen memiliki pemahaman yang sama terhadap sistem registrasi, sehingga proses administrasi seluruh peserta dari kabupaten/kota dapat diselesaikan lebih cepat, akurat, dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Menutup kegiatan tersebut, Asmin Patros bersama Ketua KONI Kepri mengajak seluruh pemangku kepentingan olahraga di Kepulauan Riau menjaga sinergi dan profesionalisme demi menyukseskan PORPROV VI.

Mereka menegaskan bahwa target utama bukan hanya sukses penyelenggaraan dan prestasi, tetapi juga sukses administrasi serta pertanggungjawaban, sehingga seluruh tahapan menuju pembukaan PORPROV VI pada November mendatang dapat berjalan tepat waktu. (Fjr)